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J’imagine déjà tous les organisateurs d’événements payants me détester. Et pourtant ! Moi aussi j’organise des événements. Des petits, des moyens et des gros. Allant de 60 à 400 personnes. Je pense donc que je suis bien placé justement pour m’exprimer sur le sujet.

Vous aurez certainement remarqué que je parle ici d’une certaine catégorie d’événements. Ceux qui sont sponsorisés ! Vous savez, quand on peut y voir des logos comme Microsoft, IBM, etc. Le sponsor c’est une gentille entreprise qui en échange de visibilité vous donne de l’argent. Enfin la plupart du temps. Mais ça peut aussi être du matériel ou des locaux.

Partant de mon expérience pour organiser un événement de quoi a-t-on besoin ? Voici une petite liste non exhaustive :

• Un statut
• Une assurance
• Un nom
• Un site Internet
• De la communication
• Un système de gestion des entrées
• Un lieu
• Des organisateurs
• Des intervenants

Là nous avons une bonne base de travail. Voyons voir maintenant comment cela va ou pas coûter de l’argent.

• Un statut
  Dans 99 % des cas c’est l’association qui est privilégiée. Il vous en coûtera 35 € de frais de parution au journal officiel.

• Une assurance
  Ça, vous ne pouvez pas y échapper. En général vous pouvez la prendre directement dans la banque de votre association. Elle coûte entre 60 et 120 €.

• Un nom
  Normalement, à moins de faire appel à une agence de création de marque vous devriez pouvoir trouver tout seul.

• Un site Internet
  On est dans le Web, donc ou vous savez le faire vous-même, ou vous connaissez quelqu’un capable de le faire pour vous. Si vous n’êtes dans aucun de ces deux cas il existe de nombreuses plates-formes du type Wordpress ou Tumblr “pour ne citer qu’eux” qui vous accueilleront gratuitement.

• De la communication
  Là encore on parle d’événements web, donc, votre cible est online. Et la communication online, à moins d’acheter des encarts publicitaires ou de l’adwords, c’est gratuit. Créer une page Facebook, un compte Twitter et entamer des discussions avec la communauté ne coûte que du temps. Mais bon, si vous voulez vraiment imprimer des affiches…

• Un système de gestion des entrées
  Eh bien il existe Amiando qui justement est gratuit pour les événements gratuits. Il peut même créer un site tout beau tout propre sans une ligne de code de votre part.

• Un lieu
  À moins de vouloir organiser votre événement dans un village perdu du Périgord noir je pense que votre mairie possède un certain nombre de salles polyvalentes pouvant être mises à disposition des associations organisant des événements. Si vous n’en avez pas, vous pouvez également faire appel aux écoles privées,  aux facultés et même aux entreprises du coin.

• Des organisateurs
  Vos amis feront l’affaire, sans quoi n’hésitez pas à demander aux écoles et aux BTS qui vous fourniront de l’étudiant en échange d’un peu de visibilité.

• Des intervenants
  Ou pas. Cela dépend de ce que vous voulez organiser comme événement. Un BarCamp par exemple n’a pas besoin d’intervenants pour fonctionner puisque le contenu est fourni par les participants. Si toutefois vous voulez faire intervenir des gens un peu spécialisés sur des sujets bien précis et avant de chercher en dehors de la France regardez déjà les professionnels de votre ville, de votre région, de votre pays. Si vous ne trouvez toujours pas et que vous voulez vraiment faire venir un étranger il va falloir faire une liste d’intervenants potentiels, les contacter, et s’ils sont d’accord mettre en place un budget pour leur billet d’avion et leur logement.

À cette étape, normalement, vous êtes à 95 € de budget, vous êtes une association officielle, vous avez un nom pour votre événement, vous avez un site Internet, un système d’inscription et de gestion de vos participants, une salle et des organisateurs.

Reste maintenant la liste des intervenants. Nous allons compter large, disons qu’ils viennent des États-Unis, par exemple de San Francisco. On compte donc 600 € de billet d’avion, 120 € d’hôtel pour deux jours 100 € de frais de bouche, et si vous n’avez pas de voiture 100 € de taxi. Ce qui nous fait grosso modo du 1000 € par intervenant. Vous en faites venir disons 6 ce qui nous fait un budget de 6095 €.

Disons également que vous prévoyez un repas pour le midi et des croissants avec du café et du jus d’orange le matin pour 500 € (ce qui devrait nourrir au moins 300 personnes avec un buffet). On est donc à 6595 €, disons 6600 € pour faciliter la division.

Nous allons donc créer des formules pour nos sponsors. Disons trois emplacements Gold à 1000 € et six emplacements argent à 600 € avec des prestations différentes. Dans la version Gold le logo apparaît dans la communication de l’événement et sur place le jour même. Nous proposons également à l’entreprise d’installer un stand et de faire un petit discours durant l’événement. La version argent étant une version Gold édulcorée.

Évidemment certains d’entre vous diront “mais comment trouver des sponsors” ? Eh bien sachez le, quand on est organisateur d’événements il faut savoir se montrer persistant car vous allez passer beaucoup de temps au téléphone et en déplacement pour rencontrer les entreprises susceptibles de vous aider financièrement. Un bon dossier de présentation rédigé en amont et expliquant le fonctionnement de votre événement ainsi que présentant vos futurs orateurs devraient vous faciliter la tâche. Personnellement je vous conseille de commencer par votre mairie qui possède des budgets alloués aux associations qui organisent des événements dans la ville.

Vous vous demandez peut-être pourquoi je fais ce petit exposé ? Eh bien voilà, imaginons que vous avez réussi à créer cet événement. Vous l’avez appelé ma ville Web 2013 et on y retrouvera six supers experts du Web venant des États-Unis. Si vous avez trouvé vos sponsors (ce qui devrait être assez facile avec vos guest stars) alors vos comptes sont à 0 et l’événement peut avoir lieu. Si vous n’avez pas trouvé de sponsors et que vous pouvez rentrer disons 200 personnes alors votre ticket serait normalement de 33 € afin de couvrir les 6595 € de frais engagés. Ce qui donnerait un prix tout à fait abordable non ?

Maintenant imaginons que vous vouliez faire payer 300 € cet événement. Pour rentrer dans vos frais vous n’aurez besoin que de 22 personnes. Au moins cela serait intimiste… Maintenant si vous appliquez ce prix à vos 200 places et en retirant vos 6600 € de frais vous feriez un bénéfice de 53 400 €… Alors bon, je veux bien être sympa, mais même si vous faisiez venir un traiteur, payez des billets d’avion au prix fort etc. cela fait cher l’événement non ? Il ne me semble pas d’ailleurs que dans les soi-disant « gros » événements français sponsorisés et payants on mange du caviar sur lit de foie gras en sirotant du champagne dans un fauteuil en cuir…

Voilà une partie du problème mis en lumière. Alors évidemment les prix que j’avance sont approximatifs. Je sais bien que certaines personnalités se font payer pour venir intervenir dans des événements. Ce que je voulais, surtout c’est mettre le doigt sur un process, un mode de fonctionnement qui semble accepté par tous aujourd’hui.

Mais ce qui m’embête le plus dans tout cela, c’est que pour être allé me balader dans pas mal de ces événements payants et sponsorisés on n’y retrouve toujours les mêmes personnes. Les mêmes entreprises. Les mêmes intervenants. Bien entendu je ne dis pas que ce qu’ils disent est inintéressant ou qu’ils ne sont pas compétents. Ils le sont sans doute beaucoup sinon ils ne seraient pas à l’affiche de ces événements, non ?

Alors quand un événement sponsorisé et payant facture 300, 900 ou même 2300 € la place, quel message envoie-t-il à la communauté ? Wouaw, à ce prix-là ce doit être un super événement ? Ou, si tu ne peux pas payer l’entrée c’est que tu n’as rien à y faire ?

Ce que je souhaite souligner ici c’est que personnellement je connais bon nombre de jeunes gens, étudiants ou indépendants et même des entreprises, extrêmement compétents voire assez géniaux et qui ne pourront jamais se payer des tickets à ce prix-là pour assister à des événements (souvent parisiens) et y échanger avec leurs participants, alors qu’il serait tout à fait possible pour ces mêmes événements d’être gratuits ou au moins beaucoup plus abordables.

Bien entendu je n’ai pas la science infuse et loin de moi l’idée de penser que les organisateurs de ces événements s’en mettent plein les poches. D’ailleurs si on me prouve que l’argent va bien uniquement à l’organisation de l’événement en lui-même j’en serai pour mon compte.

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